Tugas dan Tanggung Jawab Call Center dalam Perusahaan

April 29, 2019

Tugas dan Tanggung Jawab Call Center - Call centre adalah salah satu jenis pekerjaan yang memiliki tugas untuk memberikan informasi kepada setiap orang yang ingin bertanya tentang masalah yang berkaitan dengan perusahaan. Pemberian informasi biasanya dilakukan melalui media telepon dalam memberikan pelayanannya. Pada sebuah perusahaan, Call center digunakan sebagai media administrasi layanan yang mendukung produk incoming serta menyelediki informasi yang berkaitan dengan konsumen. Pihak call center melakukan panggilan keluar dengan tujuan untuk telemarketing, clientele ataupun debt collection. Telemarketing adalah salah satu cara yang digunakan untuk melakukan promosi, cara ini sampai sekarang masih cukup efektif sebagai media iklan perusahaan. Dengan menggunakan teknik telemarketing, iklan yang disampaikan oleh Call center cenderung akan mudah untuk diterima, hal ini karena dilakukan dengan cara berbicara secara langsung dengan para konsumen. Selain sebagai telemarketing berikut ini akan dibahas secara lengkap beberapa tugas dan tanggung jawab call center yang berada dalam perusahaan.

Tugas dan Tanggung Jawab Call Center

Call Center memiliki tugas yang sangat menantang dan bermanfaat dalam aspek bisnis, karena seperti yang kita ketahui bahwa yang akan melayani para pelanggan atau custumer jika ada yang menghubungi perusahaan adalah bagian call center. Jika sebuah perusahaan memiliki tim call center yang dapat menjawab semua pertanyaan yang diberikan oleh para custumer dengan baik, maka para custumer akan memberikan tanggapan yang positip kepada perusahaan, dan bisa saja suatu saat perusahaan Anda akan direkomendasikan oleh custumer tersebut, dan bisa juga secara tidak sengaja mereka akan mempromosikannya. Namun jika pelayanan call center kurang memuaskan, perusahaan Anda akan sulit untuk mendapatkan pelanggan setia.

Jika Anda nanti ingin menjadi seorang call center pada sebuah perusahaan, ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan dan kuasai. Jadi sebaiknya Anda simak beberapa tips berikut ini sebelum melamar pada pekerjaan Call center.

Tips sebelum melamar menjadi Call Center perusahaan

1. Konsisten dalam menjawab telpon

Anda harus memiliki sipat konsisten terlebih dahulu. Karena nanti jika Anda diterima bekerja dibagian call center. Sebaiknya gunakan cara penyambutan menerima telpon yang sama, misalkan Anda awali dengan kata “ Halo selamat pagi, Ada yang bisa kami bantu ? “ sebaiknya kata-kata tersebut Anda berikan secara konsisten saat menerima telpon dari custumer. Atau beberapa contoh kata lain yang bisa Anda pakai Adalah “ Hallo dengan PT xxxx, Ada yang bisa kami bantu ?. Belajarlah melakukan sesuatu secara konsisten dan perhatikan setiap kata yang Anda akan ucapkan. Apakah kata tersebut perlu untuk disampaikan pada Client atau tidak perlu. Sebaiknya berikan informasi yang memang benar-benar dibutuhkan dan sesuai dengan yang ada pada perusahaan Anda.

2. Tersenyum saat menerima telpon

Jika saat ini Anda sangat jarang tersenyum, sebaiknya lakukan latihan tersenyum setiap harinya. Karena jika nanti Anda berhasil menjadi call center, pada saat menerima telpon sebaiknya Anda berbicara sambil tersenyum. Tujuannya adalah agar Anda menjadi lebih rileks dan santai dalam menjawab setiap pertanyaan yang diberikan oleh custumer. Sebaiknya berbicaralah seramah mungkin kepada para pelanggan. Jika pelanggan yang menelpon membentak Anda atau marah-marah, sebaiknya Anda hindari untuk marah kembali kepada mereka. Karena jika Anda melakukan hal tersebut, pasti mereka akan kapok untuk menghubungi Anda lagi. Hal ini tentunya akan memberikan dampak buruk pada citra perusahaan. Anda dapat memberikan pelayanan sebaik mungkin, bagaimanapun sikap para custumer kepada Anda. Namun jika yang dibahas sudah tidak sesuai dengan yang ada pada perusahaan. Sebaiknya jangan Anda layani lagi.

3. Jangan Suka mencela

Perlu Anda ketahui, bahwa banyak para custumer yang menghubungi call center hanya untuk mengeluh terhadap permasalahan yang sedang mereka alami. Namun saya sarankan jangan mencela mereka kembali, sebaiknya berikan pelayanan secara terus menerus sampai client tersebut merasa agak baikan. Jika Anda melakukan hal ini, walaupun mereka sebelumnya mengeluh, namun dengan layanan baik yang Anda berikan, mereka akan menganggap bahwa perusahaan Anda memang benar-benar bertanggung jawab. Hal ini tentu adalah sesuatu yang dapat memberikan nilai positip pada perusahaan untuk kedapannya.

4. Belajarlah untuk melakukan kerja sama

Perlu Anda ketahui, menjadi seorang call center tidak dapat dilakukan seorang diri. Anda tidak akan bisa membantu menjawab semua jenis pertanyaan yang diberikan oleh para pelanggan. Sebaiknya belajarlah untuk berkomunikasi kepada para call center lainnya, pelajari setiap watak dan apa yang mereka pahami. Jika Anda mengetahui bidang mereka, nanti jika ada pelanggan yang menanyakan hal yang sesuai dengan yang diketahui oleh call center lainnya. Anda dapat memberikannya ke mereka. Anda dapat memberikan pesan ke pelanggan seperti ini “ Orang terbaik yang dapat membantu Anda menjawab pertanyaa ini adalah dita, Saya akan menyambungkan Anda dengan dia, silahkan tunggu beberapa saat ya ‘.

5. Belajar memberikan pelayanan terbaik

Anda akan menemukan banyak sekali pelanggan yang tiba-tiba marah nggak jelas, jika Anda nanti berada pada posisi call center. Anda tentu harus selalu siap akan hal itu, karena tugas Anda memang memberikan pelayanan terbaik kepada mereka. Jika Anda berhasil memberikan pelayanan yang mampu menjawab semua keluhan mereka, tentu akan menjadi hal yang baik kedepannya. Buat pelanggan Anda merasa dimengerti, jangan buat mereka tambah bingung. Contohnya jika pelanggan menanyakan masalah A, Anda malah memberikan jawaban B. Tentu hal ini membuat mereka kebingungan, sebaiknya selalu berikan pelayanan yang terbaik saat Anda bekerja nanti.

Deskripsi Pekerjaan Call Center

Call center merupakan jenis pekerjaan menerima telepon masuk ataupun melakukan telepon keluar. Menangani setiap permasalahan yang ditanyakan oleh pelanggan dengan cara memberikan solusi yang tepat. Setelah itu mencatat setiap persoalan dan pemasalahan yang diberikan oleh para pelanggan terkait dengan perusahaan. Untuk menjadi seorang call center, Anda harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan memiliki sikap ramah kepada semua orang. Untuk kualifikasi pendidikan, Anda harus minimal lulusan D3 atau S1 semua jurusan, bisa berbahasa inggris akan menjadi nilai plus bagi Anda pada saat akan melakukan interview kerja menjadi call center. Adapun profesi sejenis dari pekerjaan ini adalah Operator telpon, Custumer service dan Telephon Operator.

Berikut ini akan saya bahas beberapa Tugas dan Tanggung Jawab Call Center pada sebuah perusahaan secara umum. Simak ulasannya berikut ini.

Menerima telepon masuk dan melakukan panggilan keluar
Mendengarkan dengan baik setiap keluhan yang diberikan oleh pelanggan
Memberikan pelayanan yang baik, seperti menjawab setiap pertanyaan dengan jawaban yang sesuai masalah pelanggan.
Cepat dalam memberikan solusi ke pelanggan
Mampu melayani pelanggan dengan ramah.

Itulah beberapa Tugas dan Tanggung Jawab Call Center yang perlu untuk Anda ketahui. Perlu Anda ingat bahwa, pekerjaan apapun yang sedang Anda lakukan hari ini, selalu berikan yang terbaik. Maka Anda juga akan mendapatkan hasil yang baik. Terima kasih, sukses untuk kita semua. Amin.