Tugas dan Tanggung Jawab Call Center dalam Perusahaan
Senin, 29 April 2019
Tugas dan Tanggung Jawab Call Center - Call centre adalah salah
satu jenis pekerjaan yang memiliki tugas untuk memberikan informasi kepada
setiap orang yang ingin bertanya tentang masalah yang berkaitan dengan
perusahaan. Pemberian informasi biasanya dilakukan melalui media telepon dalam
memberikan pelayanannya. Pada sebuah perusahaan, Call center digunakan sebagai
media administrasi layanan yang mendukung produk incoming serta menyelediki
informasi yang berkaitan dengan konsumen. Pihak call center melakukan panggilan
keluar dengan tujuan untuk telemarketing, clientele ataupun debt collection. Telemarketing
adalah salah satu cara yang digunakan untuk melakukan promosi, cara ini sampai
sekarang masih cukup efektif sebagai media iklan perusahaan. Dengan menggunakan
teknik telemarketing, iklan yang disampaikan oleh Call center cenderung akan
mudah untuk diterima, hal ini karena dilakukan dengan cara berbicara secara
langsung dengan para konsumen. Selain sebagai telemarketing berikut ini akan
dibahas secara lengkap beberapa tugas dan tanggung jawab call center yang
berada dalam perusahaan.

Tugas dan Tanggung Jawab Call Center
Call Center memiliki
tugas yang sangat menantang dan bermanfaat dalam aspek bisnis, karena seperti
yang kita ketahui bahwa yang akan melayani para pelanggan atau custumer jika
ada yang menghubungi perusahaan adalah bagian call center. Jika sebuah perusahaan
memiliki tim call center yang dapat menjawab semua pertanyaan yang diberikan
oleh para custumer dengan baik, maka para custumer akan memberikan tanggapan
yang positip kepada perusahaan, dan bisa saja suatu saat perusahaan Anda akan
direkomendasikan oleh custumer tersebut, dan bisa juga secara tidak sengaja
mereka akan mempromosikannya. Namun jika pelayanan call center kurang memuaskan,
perusahaan Anda akan sulit untuk mendapatkan pelanggan setia.
Baca juga : Tugas dan tanggung jawab menjadi shopkeeper
Jika Anda nanti ingin
menjadi seorang call center pada sebuah perusahaan, ada beberapa hal yang harus
Anda perhatikan dan kuasai. Jadi sebaiknya Anda simak beberapa tips berikut ini
sebelum melamar pada pekerjaan Call center.
Tips sebelum melamar menjadi Call Center perusahaan
1. Konsisten dalam menjawab telpon
Anda harus memiliki sipat
konsisten terlebih dahulu. Karena nanti jika Anda diterima bekerja dibagian
call center. Sebaiknya gunakan cara penyambutan menerima telpon yang sama,
misalkan Anda awali dengan kata “ Halo
selamat pagi, Ada yang bisa kami bantu ? “ sebaiknya kata-kata tersebut Anda
berikan secara konsisten saat menerima telpon dari custumer. Atau beberapa
contoh kata lain yang bisa Anda pakai Adalah “ Hallo dengan PT xxxx, Ada yang
bisa kami bantu ?. Belajarlah melakukan sesuatu secara konsisten dan perhatikan
setiap kata yang Anda akan ucapkan. Apakah kata tersebut perlu untuk
disampaikan pada Client atau tidak perlu. Sebaiknya berikan informasi yang
memang benar-benar dibutuhkan dan sesuai dengan yang ada pada perusahaan Anda.
2. Tersenyum saat menerima telpon
Jika saat ini Anda sangat
jarang tersenyum, sebaiknya lakukan latihan tersenyum setiap harinya. Karena
jika nanti Anda berhasil menjadi call center, pada saat menerima telpon
sebaiknya Anda berbicara sambil tersenyum. Tujuannya adalah agar Anda menjadi
lebih rileks dan santai dalam menjawab setiap pertanyaan yang diberikan oleh custumer.
Sebaiknya berbicaralah seramah mungkin kepada para pelanggan. Jika pelanggan
yang menelpon membentak Anda atau marah-marah, sebaiknya Anda hindari untuk
marah kembali kepada mereka. Karena jika Anda melakukan hal tersebut, pasti
mereka akan kapok untuk menghubungi Anda lagi. Hal ini tentunya akan memberikan
dampak buruk pada citra perusahaan. Anda dapat memberikan pelayanan sebaik
mungkin, bagaimanapun sikap para custumer kepada Anda. Namun jika yang dibahas
sudah tidak sesuai dengan yang ada pada perusahaan. Sebaiknya jangan Anda layani
lagi.
3. Jangan Suka mencela
Perlu Anda ketahui, bahwa
banyak para custumer yang menghubungi call center hanya untuk mengeluh terhadap
permasalahan yang sedang mereka alami. Namun saya sarankan jangan mencela
mereka kembali, sebaiknya berikan pelayanan secara terus menerus sampai client tersebut
merasa agak baikan. Jika Anda melakukan hal ini, walaupun mereka sebelumnya
mengeluh, namun dengan layanan baik yang Anda berikan, mereka akan menganggap
bahwa perusahaan Anda memang benar-benar bertanggung jawab. Hal ini tentu
adalah sesuatu yang dapat memberikan nilai positip pada perusahaan untuk
kedapannya.
4. Belajarlah untuk melakukan kerja sama
Perlu Anda ketahui, menjadi
seorang call center tidak dapat dilakukan seorang diri. Anda tidak akan bisa
membantu menjawab semua jenis pertanyaan yang diberikan oleh para pelanggan.
Sebaiknya belajarlah untuk berkomunikasi kepada para call center lainnya,
pelajari setiap watak dan apa yang mereka pahami. Jika Anda mengetahui bidang
mereka, nanti jika ada pelanggan yang menanyakan hal yang sesuai dengan yang
diketahui oleh call center lainnya. Anda dapat memberikannya ke mereka. Anda
dapat memberikan pesan ke pelanggan seperti ini “ Orang terbaik yang dapat
membantu Anda menjawab pertanyaa ini adalah dita, Saya akan menyambungkan Anda
dengan dia, silahkan tunggu beberapa saat ya ‘.
5. Belajar memberikan pelayanan terbaik
Anda akan menemukan
banyak sekali pelanggan yang tiba-tiba marah nggak jelas, jika Anda nanti berada
pada posisi call center. Anda tentu harus selalu siap akan hal itu, karena
tugas Anda memang memberikan pelayanan terbaik kepada mereka. Jika Anda
berhasil memberikan pelayanan yang mampu menjawab semua keluhan mereka, tentu
akan menjadi hal yang baik kedepannya. Buat pelanggan Anda merasa dimengerti,
jangan buat mereka tambah bingung. Contohnya jika pelanggan menanyakan masalah
A, Anda malah memberikan jawaban B. Tentu hal ini membuat mereka kebingungan,
sebaiknya selalu berikan pelayanan yang terbaik saat Anda bekerja nanti.
Deskripsi Pekerjaan Call Center
Call center merupakan
jenis pekerjaan menerima telepon masuk ataupun melakukan telepon keluar. Menangani
setiap permasalahan yang ditanyakan oleh pelanggan dengan cara memberikan solusi
yang tepat. Setelah itu mencatat setiap persoalan dan pemasalahan yang diberikan
oleh para pelanggan terkait dengan perusahaan. Untuk menjadi seorang call
center, Anda harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan memiliki sikap
ramah kepada semua orang. Untuk kualifikasi pendidikan, Anda harus minimal
lulusan D3 atau S1 semua jurusan, bisa berbahasa inggris akan menjadi nilai plus
bagi Anda pada saat akan melakukan interview kerja menjadi call center. Adapun
profesi sejenis dari pekerjaan ini adalah Operator telpon, Custumer service dan
Telephon Operator.
Berikut ini akan saya
bahas beberapa Tugas dan Tanggung Jawab Call Center pada sebuah perusahaan
secara umum. Simak ulasannya berikut ini.
- Menerima telepon masuk dan melakukan panggilan keluar
- Mendengarkan dengan baik setiap keluhan yang diberikan oleh pelanggan
- Memberikan pelayanan yang baik, seperti menjawab setiap pertanyaan dengan jawaban yang sesuai masalah pelanggan.
- Cepat dalam memberikan solusi ke pelanggan
- Mampu melayani pelanggan dengan ramah.
Itulah beberapa Tugas dan
Tanggung Jawab Call Center yang perlu untuk Anda ketahui. Perlu Anda ingat
bahwa, pekerjaan apapun yang sedang Anda lakukan hari ini, selalu berikan yang
terbaik. Maka Anda juga akan mendapatkan hasil yang baik. Terima kasih, sukses
untuk kita semua. Amin.