Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Tugas dan Tanggung Jawab Ajudan

Tugas dan Tanggung Jawab Ajudan - Ajudan adalah seseorang yang memiliki tugas untuk memeriksa dan jadwal pimpinan, melakukan koordinasi dengan instansi terkait, menyiapkan presentasi, membuat notulensi rapat dan membuat laporan kegiatan pimpinan.

Tugas dan Tanggung Jawab Ajudan
Tugas dan Tanggung Jawab Ajudan

Tugas dan Tanggung Jawab Ajudan

Adapun beberapa tugas dan tanggung jawab menjadi seorang Ajudan adalah sebagai berikut:
  • Ajudan bertugas untuk melakukan pemeriksaan jadwal kegiatan pimpinan sesuai dengan prosedur yang berlaku agar pelaksanaan tugas dapat terlaksana dengan baik
  • Tugas selanjutnya adalah melakukan koordinasi dengan bagian patwal mengenai rute perjalanan sesuai dengan agenda class
  • Selain itu mereka juga akan diberikan tugas untuk mengatur jadwal sesuai dengan agenda dan melakukan koordinasi dengan staf yang terkait dengan jadwal pimpinan
  • Melakukan koordinasi dengan instansi-instansi lain yang terkait dengan jadwal pimpinan juga perlu dilakukan
  • Mengatur jadwal kerja pimpinan jika ada perubahan mendadak dari jadwal yang telah ditentukan
  • Menerima dan mencatat pesan yang masuk, baik melalui media telepon maupun email, yang kemudian pesan tersebut nantinya akan diberikan kepada pimpinan perusahaan
  • Menerima tamu dengan baik, kemudian menanyakan pada mereka maksud kedatangannya dan memberikan informasi tersebut kepada pimpinan untuk mendapat persetujuan serta mengatur jadwal pertemuan tamu dengan pimpinan
  • Menyiapkan dan menyimpan data yang diperlukan oleh pimpinan untuk suatu kegiatan secara teratur dan rapi sehingga nantinya mudah ditemukan pada saat dibutuhkan
  • Membuat konsep surat balasan dan data konfirmasi dan instansi lain yang terkait dengan acara atau jadwal kegiatan pimpinan
  • Membuat agenda surat masuk dan keluar serta melakukan distribusi ke instansi-instansi yang bersangkutan
  • Mengingatkan kepada pimpinan jika ada rapat, acara dan kegiatan yang akan segera dilaksanakan atau dihadiri oleh pimpinan agar sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan
  • Menyiapkan presentasi serta pendukung kegiatan rapat
  • Membuat notulensi rapat
  • Melakukan dokumentasi pimpinan
  • Membuatkan laporan hasil kegiatan yang nantinya akan dijadikan sebagai bahan evaluasi dan pertanggung jawaban
  • Melaksanakan kegiatan lain atas perintah dari pimpinan

Demikian informasi tentang Tugas dan Tanggung Jawab Ajudan. Semoga informasi ini dapat bermanfaat.